Статья 1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, распространения (в том числе передачи), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных клиентов ООО «Трансферт» (далее оператор). Под клиентами (субъектами персональных данных) подразумеваются лица, заказывающие услуги в ООО «Трансферт» и предоставляющие свои данные.
1.2. Целью данного Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.3. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без письменного его согласия не допускаются. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.
1.4. Должностные лица, в обязанность которых входит ведение персональных данных сотрудника, обязаны обеспечить каждому субъекту персональных данных возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
1.5. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено в соответствии с законодательством.
1.6. Операторы, осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
1.7. Неправомерность деятельности организаций по сбору персональных данных может быть установлена в судебном порядке по требованию субъектов, действующих на основании статей 14 и 15 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных».
1.8. Настоящее положение утверждается Директором ООО «Трансферт» и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным клиентов.
Статья 2. Понятие и состав персональных данных Клиентов
2.1. Персональные данные клиента – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), необходимая оператору в связи с его деятельностью, и касающаяся конкретного клиента (субъекта персональных данных) его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
2.2. Документы, содержащие персональные данные клиентов:
- паспортные данные (вид документа, серия и номер документа, орган, выдавший документ, дата выдачи документа);
- доверенность;
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество;
- свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество;
- технические документы на недвижимое имущество;
- свидетельство о браке;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство о рождении;
- номер контактного телефона.
2.3. Документы, содержащие персональные данные, являются конфиденциальными, но в связи с их массовостью, регламентированием порядка обработки и четким определением мест хранения - гриф ограничения на них не ставится.
Статья 3. Конфиденциальность персональных данных
3.1. Сведения, перечисленные в статье 2. Положения, содержащие сведения о персональных данных Клиентов, являются конфиденциальными. Оператор обеспечивает конфиденциальность персональных данных, и обязан не допускать их распространения без согласия Клиентов, либо наличия иного законного основания.
3.2. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных Клиента распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
3.3. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, либо при наличии письменного согласия Клиента на то, что его персональные данные являются общедоступными персональными данными.
Статья 4. Права и обязанности Оператора
4.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина оператор при обработке персональных данных обязаны соблюдать следующие общие требования:
4.1.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения исполнения договора оказания услуг клиенту.
4.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных клиентов оператор должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом РФ «О персональных данных».
4.1.3. Все персональные данные клиента следует получать у него самого.
4.1.4. Организация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные клиента не содержащиеся в документах, перечисленных в п. 2.2. настоящего положения.
4.1.5. Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена оператором за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
4.1.6. Клиенты и их представители должны быть ознакомлены с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области;
4.1.7. Клиенты не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
4.2. При сборе персональных данных оператор обязан предоставить клиенту по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных».
4.3. В целях устранения нарушений законодательства, допущенных при обработке персональных данных, а также уточнения, блокирования и уничтожения персональных данных, оператор обязан:
4.3.1. При выявлении недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними по запросу клиента, его представителя, осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.
4.3.2. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных, на основании документов, представленных клиентом, его представителем уточнить персональные данные и снять их блокирование.
4.3.3. При выявления неправомерных действий с персональными данными, в срок не превышающий трех рабочих дней с даты выявления, устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений - уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных, уведомить клиента или его законного представителя.
4.3.4. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между оператором и клиентом. Об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить субъекта персональных данных.
Статья 5. Права и обязанности Клиента
5.1. Клиент обязан передавать Оператору или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен настоящим Положением и договорными обязательствами;
5.2. Своевременно сообщать оператору об изменении своих персональных данных во время срока действия договора об оказании услуг.
5.3. Клиент имеет право на получение сведений об операторе, о месте его нахождения, о наличии у оператора персональных данных, относящихся к нему, а также на ознакомление с такими персональными данными. Клиент вправе требовать от оператора уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
5.4. Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены клиенту оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
5.5. Доступ к своим персональным данным предоставляется клиенту или его законному представителю оператором при обращении либо при получении от него соответствующего запроса.
5.6. Клиент имеет право при обращении или при получении от него соответствующего запроса на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных оператором, а также цель такой обработки;
- способы обработки персональных данных, применяемые оператором;
- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
5.7. Клиент имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных, ограничить способы и формы обработки персональных данных, запретить распространение персональных данных без его согласия.
Статья 6. Обработка персональных данных
6.1. Обработка персональных данных клиентов – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных клиента.
6.2. Порядок получения персональных данных.
6.2.1. Все персональные данные клиента получаются у него самого.
6.2.2. Запрещается получать и обрабатывать персональные данные клиента не входящие в перечень документов, перечисленных в п. 2.2.
6.3. К обработке, передаче и хранению персональных данных клиента могут иметь доступ:
- руководство ООО «Трансферт»;
- сотрудники, имеющие полномочия на получение, обработку и хранение персональных данных клиентов.
6.4. Местом хранения сведений и документов, содержащих персональные данные, является офисные помещения ООО «Трансферт» по адресу: г. Воронеж, ул. Мира, д. 3, г. Воронеж, ул. Московский проспект, д. 7, г. Воронеж, ул. Ленинский проспект, д. 96А, г. Воронеж, ул. Владимира Невского, д. 49, г. Воронеж, ул. Хользунова, д. 64А, Воронежская обл., с. Новая Усмань, ул. Юбилейная, д. 6а.
6.5. При передаче персональных данных клиента оператор должен соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные клиента третьей стороне без письменного согласия клиента, за исключением случаев, установленных федеральным законом;
- не сообщать персональные данные клиента в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупредить лиц, получающих персональные данные клиента, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные клиента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными клиентов в порядке, установленном федеральными законами;
- разрешать доступ к персональным данным клиентов только специально уполномоченным лицам.
6.6. Передача персональных данных от оператора третьим лицам может допускаться только в целях выполнения услуг, предусмотренных договором с клиентом.
6.7. При передаче персональных данных клиента третьим лицам оператор не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия клиента.
6.8. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных клиента распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
6.9. Категорически запрещается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону, факсу.
6.10. По возможности персональные данные обезличиваются.
Статья 7. Доступ к персональным данным Клиента
7.1. Внутренний доступ (доступ внутри организации).
7.1.1. Право доступа к персональным данным клиента имеют:
- руководство ООО «Трансферт»
- сотрудники, имеющий полномочия на получение, обработку и хранение персональных данных клиентов.
7.1.2. Перечень сотрудников Оператора, имеющих доступ к персональным данным Клиентов, определяется приказом Директора ООО «Трансферт».
7.2. Внешний доступ.
7.2.2. Контролирующие органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
7.3. Оператор обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных Клиентов, в котором фиксируются сведения о лице, которому передавались персональные данные Клиентов, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
Статья 8. Защита персональных данных Клиентов
8.1. Защите подлежат следующие персональные данные Клиентов, если только с них на законном основании не снят режим конфиденциальности:
- документы, содержащие персональные данные Клиента, перечисленные в п. 2.2 ст.2. настоящего Положения;
- информация, содержащая персональные данные Клиентов, размещенная на электронных носителях.
8.2. Оператор обязан при обработке персональных данных Клиентов принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
8.3. Общую организацию защиты персональных данных Клиентов осуществляет Директор ООО «Трансферт» .
8.4. Специалист по кадровому делопроизводству обеспечивает:
- Ознакомление сотрудников под роспись с настоящим Положением.
- Истребование с сотрудников письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных Клиента и соблюдении правил их обработки.
8.5. Директор или главный менеджер обеспечивает общий контроль за соблюдением сотрудниками мер по защите персональных данных Клиента.
8.6. Доступ к персональным данным Клиента имеют сотрудники Оператора, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей согласно перечню должностей, утвержденным приказом.
8.7. Все сотрудники, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиентов, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных Клиентов.
Процедура оформления доступа к персональным данным Клиента включает в себя:
- Ознакомление сотрудника под роспись с настоящим Положением. При наличии иных нормативных актов (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.), регулирующих обработку и защиту персональных данных Клиента, с данными актами также производится ознакомление под роспись.
- Истребование с сотрудника (за исключением Директора) письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных Клиентов и соблюдении правил их обработки, подготовленного по установленной форме .
8.8. Сотрудник Оператора, имеющий доступ к персональным данным Клиентов в связи с исполнением трудовых обязанностей:
- Обеспечивает хранение информации, содержащей персональные данные Клиента, исключающее доступ к ним третьих лиц.
- В отсутствие сотрудника на его рабочем месте не должно быть документов, содержащих персональные данные Клиентов.
8.9. При увольнении сотрудника, имеющего доступ к персональным данным Клиентов, документы и иные носители, содержащие персональные данные Клиентов, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным Клиентов по указанию Директора.
8.10. Допуск к персональным данным Клиента других сотрудников Оператора, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
8.11. Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
В конце рабочего дня все документы, содержащие персональные данные Клиентов, помещаются в шкафы, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа.
8.12. Копировать и делать выписки персональных данных Клиента разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения Директора.
8.13. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений о персональных данных Клиентов даются только с письменного согласия самого Клиента, если иное не установлено законодательством. Ответы оформляются в письменном виде, на бланке Оператора, и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных данных Клиента.
Статья 9. Ответственность за разглашение информации, содержащей персональные данные Клиента
9.1. Обязательным условием обеспечения высокой надежности и эффективности функционирования системы защиты информации, является личная ответственность сотрудников, осуществляющих обработку персональных данных.
9.2. Каждый сотрудник компании, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
9.3. Лица, виновные в нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.
